Qué debe saber un Project
Manager de RSE?
Iniciemos con una definición de
RSE, de acuerdo al Centro Mexicano para la Filantropía (CEMEFI): “La Responsabilidad Social Empresarial es
cumplir integralmente con la finalidad de la empresa en sus dimensiones
económica, social y ambiental en sus contextos interno y externo. Esta
responsabilidad lleva, por tanto, a la actuación consciente y comprometida de
mejora continua, medida y consistente que permite a la empresa ser más
competitiva no a costa de, sino respetando y promoviendo el desarrollo pleno de
las personas, de las comunidades en que opera y del entorno, atendiendo las
expectativas de todos sus participantes: inversionistas, colaboradores,
directivos, proveedores, clientes, gobierno, organizaciones sociales y
comunidad”.
Particularmente presento esta
definición ya que me parece que presenta en su contexto todos los elementos de
valor que deben ser evaluados por el Project Manager (en nuestro caso de
análisis) cuando realiza sus proyectos.
Toda empresa, está inmersa en una
comunidad, con la cual debe convivir en una simbiosis en la cual ambos se vean
beneficiadas, pero el concepto de RSE va mas allá a simplemente convivir, sino
a obtener beneficios mutuos entre ambas que conlleven a un desarrollo conjunto
y crecimiento, respetando las políticas, regulaciones, idiosincrasia y cultura
de su entorno.
El Project Manager (PM) tiene
mayormente, dos diferentes campos de actuación: ya sea como integrante de una
empresa donde desarrolla proyectos para la misma; o como contratista externo
(ya sea con su empresa propia o como asesor) y desde ambas perspectivas tiene
la obligación de adaptar su trabajo y planear su proyecto, tomando siempre como
punto de referencia las políticas de la empresa, los activos de proceso, la
comunidad donde se desarrollará el mismo y por supuesto de forma directa el
impacto que generará el proyecto en desarrollo.
Para cuantificar adecuadamente el
impacto, debe valerse de todas las herramientas que tiene a su alcance (en este
caso pensamos en un PM que sigue los lineamientos del PMI); iniciando por
descubrir la influencia del proyecto y de los impactos en las diferentes áreas
de conocimiento como primer paso –ya que estas se presentan en todos los
proyectos- así como en cada uno de los procesos (42 hasta el día de hoy) que
formen parte del planeamiento original del proyecto, sea que se requieran los
42 procesos por la complejidad del trabajo o menos. Cuando se planee siempre debe
tenerse en mente la RSE ya sea de la empresa donde trabaja, de la empresa para
la cual subcontrata el trabajo o de su propia empresa, cuando por la
particularidad de los servicios ofrecidos estos puedan impactar de manera
adversa y directa a cualesquiera involucrado (por ejemplo una empresa de
construcción, mediante el manejo de desechos, movimientos de tierras, etc. es
recomendable que cuenten con su propia RSE y de ser el caso la adapten para
mejorarla en un proyecto de acuerdo a las políticas internas de la empresa
contratante).
EL seguimiento continuo al
cumplimiento de esta política debe darse en cada paso de los 5 grupos básicos
de procesos, a saber: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y
cierre. Pero es imprescindible el análisis en cada una de las 9 áreas de
conocimiento:
1. Gestión de la Integración del Proyecto: en esta etapa es una de
las más importantes para el cumplimiento de la RSE, ya que se desarrolla el
acta de constitución del proyecto, se desarrolla el plan del proyecto, se
gestiona y controla el proyecto y se realiza el control integrado de cambios,
además del cierre del proyecto; por lo que es durante esta etapa que se
plantean las políticas a seguir respecto a la RSE y durante la declaración del
acta de constitución del proyecto debe incluirse esta visión dentro de los
objetivos a conseguir.
2. Gestión del alcance del proyecto: mediante la recolección de
requisitos, definición del alcance y posterior desarrollo de la EDT, debemos
analizar si estos requisitos son congruentes con las políticas de RSE, si las
tareas que desarrollaremos tienen algún impacto en ellas y de ser necesario
incluir tareas de mitigación de las mismas, y mediante la verificación y control
del alcance cerciorarnos que todo sea consecuente con lo planeado.
3. Gestión del tiempo del proyecto: aquí hay varios pasos
importantes, nos centraremos en la secuenciación de actividades, desarrollo del
cronograma y la estimación de recursos. Debemos revisar que los recursos (ad
intra) tengan las condiciones necesarias para garantizar su integridad: física,
moral, psicológica, etc. durante el desarrollo del proyecto, por lo que el
cronograma debe incluir tiempos de descanso apropiados, jornadas laborales de acuerdo
a la ley, y no plantear más actividades de las que sean posibles desarrollar al
punto de generar desequilibrio en las variables y afectar los recursos. Aquí
imperan las políticas de RSE a lo interno del grupo de desarrollo del proyecto.
4. Gestión de los costos del proyecto: durante la estimación del
presupuesto, debemos asegurarnos se hayan incluido los costos de las medidas de
mitigación de impacto que –en nuestro caso de análisis- se relacionen a
garantizar la integridad interna y externa de los recursos del proyecto y
comunidad circundante.
5. Gestión de la calidad del proyecto: durante la planificación y
el aseguramiento de la calidad debemos enfocarnos en dos puntos: que las
políticas de calidad incluyan indicadores del impacto del proyecto medibles y
que cumplan con el criterio SMART, además que la calidad solicitada por los
involucrados en el proyecto no amenacen ni sean contrarios a la estrategia del
RSE; de ser así verificar en la EDT las medidas de mitigación.
6. Gestión de los recursos humanos del proyecto: en este caso es
muy importante asegurarnos que el equipo conozca las políticas de RSE que se
seguirán en el proyecto, capacitarlas en las mismas de ser necesario, tener
copias impresas en lugares comunes donde se reúne el personal, brindarles los
recursos necesarios para su protección (p.ej: equipo de protección personal,
extintores, charlas de trabajos en espacios confinados, etc.) que garanticen su
integridad, proponer planes de compensación y motivación además del pago justo
por sus labores.
7. Gestión de las comunicaciones del proyecto: este es otro punto
alto para la RSE debido principalmente a dos procesos bien definidos:
a) identificación de los interesados: en este punto debemos
cerciorarnos que se han contemplado a todos los interesados, de forma interna y
externa incluyendo ONG’s, representantes comunales y del gobierno, medios de
comunicación, empleados y subcontratistas, equipos ambientalistas, etc. de forma
tal que estén informados y que cada uno exprese sus intereses y más importante
aún sus preocupaciones. La gestión de los involucrados es un papel fundamental
pues dependiendo del giro del negocio y tipo de proyecto esto podría afectar
positiva o negativamente el desarrollo del proyecto. Debemos alinear la
información de los interesados con la política del RSE empresarial tratando de
abarcar y cubrir todos –o al menos la mayoría- de las inquietudes presentadas,
por supuesto que luego de la adecuada priorización de los mismos de acuerdo al análisis
de poder vrs influencia.
b) gestionar las expectativas de los interesados: una vez
contamos con la información de los requisitos, debemos buscar la forma más
adecuada de, mediante la matriz de comunicación y de acuerdo a los parámetros
de RSE, gestionar los intereses de los stakeholders
de forma que podamos direccionarlos hacia los objetivos generales del proyecto
y particulares de la gestión de la responsabilidad social empresarial, aquí es
donde tomamos ventaja de contar con nuestras política y podemos utilizarla como
una ventana de “exhibición” para los interesados y dejar ver nuestro interés en
“devolver” algo a nuestra comunidad.
8. Gestión de los riegos del proyecto: es durante este proceso que
los mayores impactos pueden aparecer; cuando durante el análisis de los riesgos
se determinan los posibles efectos –conocidos y desconocidos- y se planifican
las medidas de mitigación, aquí debemos realizar un análisis directo del
proyecto y las implicaciones desde la perspectiva de responsabilidad social y
todos los ámbitos que la integran: la parte social, económica y de medio
ambiente. Es indispensable definir de forma precisa los disparadores y darle
seguimiento cercano para evitar inconvenientes durante el desarrollo del
proyecto y/o reaccionar de forma oportuna si se presentan.
9. Gestión de las adquisiciones del proyecto: debemos implementar
una medida cautelar en este caso, de dar a conocer a nuestros proveedores
nuestro compromiso social a través de la divulgación de la RSE, recordemos que
esta involucra aspectos de competencia leal, trato honesto y justo,
transparencia, etc. que impactan directamente nuestro plan de adquisiciones.
Sin desear ser más inquisitivo o analizar
los 42 procesos relacionados al desarrollo de un proyecto, los mencionados son
aspectos claves que involucran este sentido de reconocimiento de
responsabilidad social que debe imperar en el PM, quien como gestor de
proyectos de desarrollo debe estar consciente de su responsabilidad con la
empresa que labora, la comunidad donde se encuentra, sus clientes, el medio
ambiente, pero también las generaciones venideras que recibirán de nosotros
como patrimonio este mundo tal y como se los dejamos, al ser los proyectos los
impulsores de avances (tecnológicos, sociales, humanos, etc.) también lo deben
ser de desarrollo y un desarrollo sostenible que nos garantice que no
gastaremos los recursos por negligencia, que somos una sociedad que se preocupa
más allá de la etapa que le corresponde vivir y que asume la responsabilidad de
sus acciones y decisiones, pero con la insignia de una mejora continua para
garantizar la subsistencia de nuestros recursos.
Bibliografía
Project
Management Institute. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos.
(Guía del PMBOK), Cuarta Edición, 2008.
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