Si hay algo que podemos decir ha evolucionado de forma vertiginosa en los últimos 20 años, eso es la tecnología en sus más amplios campos, aún más notorio en el campo de la comunicación donde las redes sociales se han hecho cargo de acercarnos cada vez más. Herramientas como skype nos hacen posible estar en contacto prácticamente en tiempo real (o con muy poco retraso) con personas a miles de kilómetros de distancia.
Como parte de esta evolución aparece el teletrabajo como herramienta la cual, bien aplicada, puede tener muchas ventajas sobre todo económicas, para las empresas en donde es aplicada; sin embargo se plantea la pregunta: es aplicable el teletrabajo a los equipos de proyectos? De qué forma puede beneficiar (o perjudicar) la utilización de estos equipos al desarrollo de nuestra labor como Administradores de Proyectos?.
Definamos teletrabajo: “puede decirse que el teletrabajo consiste en el desarrollo de una actividad laboral remunerada, para la que se utiliza, como herramienta básica de trabajo, las tecnologías de la información y telecomunicación y en el que no existe una presencia permanente ni en el lugar físico de trabajo de la empresa que ofrece los bienes o servicios ni en la empresa que demanda tales bienes o servicios” (http://www.insht.es/InshtWeb/Contenidos/Documentacion/FichasTecnicas/NTP/Ficheros/401a500/ntp_412.pdf
Hay muchas características de este teletrabajo que son dependientes al 100% del tipo de empresa, el perfil de negocio que esta desarrolla, la necesidad de contacto presencial entre los compañeros de trabajo, el alcance del mismo, etc.; que determinarán la frecuencia de la comunicación, los canales a utilizar, las herramientas apropiadas para hacerlo (software y hardware), el grado mínimo de dominio y conocimiento requerido y otros aspectos, incluyendo los de la cultura organizacional, que influencian la forma en que los equipos trabajarán.
Desafíos para el director de proyectos.
Podemos argumentar, que el desafío mayor (sin ser el único), como se ha mencionado anteriormente, es la comunicación, el lograr obtener los recursos y medios necesarios para que se presente de manera fluida y no se caiga en pérdidas de tiempo o retrasos por falta de disponibilidad, ya que si el personal no tiene la suficiente convicción del trabajo a desarrollar y el sentido de pertenencia, es fácil que no conteste mensajes, el teléfono, que no esté en línea o que mienta pues es difícil de dar control a esto.
El otro punto importante es la consecución de los trabajos, es decir en este tipo de metodología se requiere trabajar con objetivos y metas claras, cronogramas de avance y cumplimiento muy estrictos para poder garantizar que la meta se va a lograr, por lo que la influencia es un papel determinante.
Otro desafío es la unidad y asequibilidad de los miembros del equipo, ya que si la única forma de comunicación es virtual, es necesario que al planear las reuniones, llamadas, conferencias, etc. todos estén disponibles para lograr avances en el proyecto.
Además, es importante el control por parte del DP; este debe ser muy organizado, consecuente, dar mucho seguimiento e informar a los distintos involucrados mediante procedimientos como minutas que incluyan los compromisos y fechas específicas en que cada miembro “virtual” ha accedido a entregar sus responsabilidades.
Conclusiones:
• Se requiere garantizar el uso de herramientas de comunicación eficientes que nos ayuden a que el trabajo avance de igual forma que si contáramos con todos los miembros en la misma locación.
• Las circunstancias de cada empresa determinan que, en ocasiones esta metodología sea necesaria; en este caso debe contarse con una planeación adecuada, cronogramas de trabajo bien definidos, listas de tareas por cada miembro con fechas de entrega definidas, constante retroalimentación.
• No todos los integrantes tienen la capacidad de formar parte de un equipo virtual de trabajo, ni todos los DP’s cuentan con la facilidad para llevar esto a cabo, debemos desarrollar estas competencias y ponerlas en práctica pues con el avance de información, este tipo de práctica se va a volver cada vez de uso más frecuente.
• La responsabilidad de los miembros del equipo es clave para cumplir las metas, la motivación a ellos y el sentido de pertenencia deben ser muy bien gestionados para potenciar los recursos.
Recomendaciones:
• Antes de iniciar el proceso de definir un equipo virtual para trabajar en proyectos, es conveniente medir el grado de: conocimiento, interés, responsabilidad y facilidades de manejo de herramientas de tecnología de los diferentes miembros, para garantizarnos estar todos al mismo nivel de desarrollo, comprensión y comunicación.
• Si las reuniones pactadas son importantes, utilizar recursos de envío de invitaciones con anterioridad para confirmar la disponibilidad de todos los miembros, de esta forma se aprovecha de mejor manera el tiempo.
• Al ser la comunicación tan importante, debe asegurarse que, sobre todo en reuniones con personas de otros países, hayan canales (como traductores) que garanticen que todos comprendamos a cabalidad los temas desarrollados.
• Como la frecuencia de las reuniones es variada y en ocasiones el personal maneja varios proyectos u obligaciones a la vez, es recomendable iniciar cada reunión con un resumen y revisión de acuerdos anteriores y responsabilidades asignadas a los miembros del equipo. Esto pone al equipo en contexto.
• Planear con anticipación todos los encuentros y reuniones, de ser posible hacer una reunión presencial cada cierto tiempo con la mayor cantidad de miembros posibles; la interacción genera confianza y compromiso, es más fácil sentirse comprometido con alguien que con algo (como una tarea).
